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Im Kostenmodul werden zwei Arten von Aufträgen unterschieden:
Auftrag
Bei einem „normalen“ Auftrag wurde eine Leistung bei einem Unternehmen vertraglich beauftragt. Somit gibt es ein Angebot des Unternehmens über eine gewisse Auftragssumme. Dieser Auftrag ist immer genau einem Unternehmen zuzuordnen.
Sammelauftrag
Bei einem Sammelauftrag hingegen gibt es weder eine Auftragssumme, noch wird der Sammelauftrag einem Unternehmen zugeordnet. Ein Sammelauftrag gilt als Sammelposition von verschiedenen Einzelrechnungen von unterschiedlichen Unternehmen für angefallene Kleinstbeträge (bspw. Kopierleistungen, Aufwandsentschädigungen für Preisrichter o. Ä.).
Ein Auftrag bzw. ein Sammelauftrag ist in der Standardkonfiguration genau einer Vergabeeinheit zugeordnet. Eine Vergabeeinheit steht daher bei einem neuen Auftrag nur zur Auswahl, wenn dieser noch kein Auftrag zugeordnet wurde bzw. der Status der Vergabeeinheit auf „Vergabe geplant“ steht.
Auftrag anlegen
Um einen Auftrag anzulegen, gehen Sie in den Reiter "Aufträge" und wählen an der linken Seite "Neuer Auftrag" (oder "Neuer Sammelauftrag" um einen Sammelauftrag anzulegen). Daraufhin öffnet sich die Erfassungsmaske. Diese füllen Sie aus und wählen die zugehörige Vergabeeinheit und das beauftragte Unternehmen aus. Sollte das Unternehmen im System bisher nicht existieren, können Sie über das "+"-Zeichen an der rechten Seite des Feldes ein neues Unternehmen anlegen.
Wenn Sie beim Anlegen eines Auftrags Sicherheitseinbehalte, Skonto und Zahlungsziel definieren, werden diese Werte beim Anlegen von Rechnungen zu diesem Auftrag automatisch in die Rechnungsmaske übernommen.
Auftrag bearbeiten
Wenn Sie einen Auftrag bearbeiten, oder weitere Informationen ergänzen wollen, klicken Sie im Reiter "Aufträge" auf den Auftrag. In der sich öffnenden Maske sehen Sie alle Informationen zu diesem Auftrag und können diese Bearbeiten. Im ersten Reiter werden die Auftragsbestandteile dargestellt. Dazu gehören der Haupauftrag, sowie beauftragte Vertragsstufen und Nachträge. Über das PDF-Symbol rechts neben dem Auftrag können Sie ein Vertragskontrollblatt abrufen, welches alle Informationen zu diesem Auftrag, seinen Rechnungen, Nachträge und Risiken in einem Export zusammenfasst.
Als Zweites sehen Sie eine Übersicht aller Rechnungen zu diesem Auftrag. Der dritte Reiter zeigt alle angelegten Risiken zu diesem Auftrag. In den weiteren Reitern sehen Sie Auftragskonditionen, Brügschaften und hochgeladenen Dokumente zu dem gewählten Auftrag. Details zu den jeweiligen Einträgen können im entsprechenden Reiter per Klick aufgerufen und bearbeitet werden. Der letzte Reiter ist analog zur Erfassungsmaske für neue Einträge. Hier können Sie unter anderem Name, Nummer, Wert und Beschreibung des Auftrags anpassen.
Auftragsimport
Aufträge und Sammelaufträge können auch via Import angelegt werden (rechteabhängig). Hierzu wählen Sie im Reiter Aufträge "Excel-Import" und laden sich dann die Importvorlage herunter (Haken setzen, damit Drop-Downs verfügbar sind). Sobald Sie die Importvorlage ausgefüllt haben, können Sie diese hochladen und über den Knopf "Import prüfen" hochladen.
Im nächsten Schritt werden Sie gebeten den Import zu prüfen und zu bestätigen. Erst bei betätigen der Schaltfläche "Importieren" wird der Import durchgeführt.
Zusätzliche oder geänderte Leistungen (z. B. offene Nachtragsforderungen, Behinderungen und Bedenken und Sonstige Auftragsrisiken) eines Auftragnehmers können als Risiken erfasst werden und bei Eintreten in entsprechende Nachträge überführt werden. Ein erfasster Nachtrag erhöht die Gesamtauftragssumme des betreffenden Auftrags.
Einmalige Zusatzleistungen (z. B. besondere Stundenlohnrechnungen, Zusatzleistungen nach Anweisung, Mieterausbauleistungen, die weiterverrechnet werden) können durch Einzelrechnungen abgerechnet werden. Hierbei ist zu beachten, dass Einzelrechnungen als auftragserhöhend eingegeben werden können, wenn diese nicht gegenüber dem bestehenden Gesamtauftragswert verrechnet werden. Dies ist z.B. bei gesondert beauftragten Regieleistungen der Fall.
